Zgłaszanie naruszeń – sygnalista

REGULAMIN ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ i OCHRONY OSÓB ZGŁASZAJĄCYCH NARUSZENIA PRAWA W MUZEUM HISTORYCZNYM W LUBINIE

§ 1. PODSTAWA PRAWNA

Niniejszy regulamin został opracowany na podstawie przepisów:

1. Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE z 2019 r. L 305/17).

§ 2. CEL

1. Celem niniejszego regulaminu jest:

• ochrona osób zgłaszających nadużycia lub zaniedbania w funkcjonowaniu Muzeum Historycznego
  w Lubinie
• promowanie zgłaszania naruszeń i nieprawidłowości w celu ich ujawnienia i wyeliminowania,
• ochrona interesów Muzeum Historycznego w Lubinie oraz osób i podmiotów uczestniczących w jego działalności a także potencjalnych uczestników.

§ 3. DEFINICJE

W regulaminie użyto następujących definicji:

1. Muzeum – Muzeum Historyczne w Lubinie;
2. Zgłaszający – osoba dokonująca Zgłoszenia. Osoba, która pracuje lub pracowała, bądź utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście związanym z pracą w szczególności:
   • pracownik, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał;
   • osoba ubiegająca się o zatrudnienie, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy;
   • osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
   • osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
   • kontrahent;
   • stażysta;
   • wolontariusz.
3. Osoba, która pomaga zgłaszającemu w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą lub prowadzoną działalnością przez Muzeum.
4. Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba, która dopuściła się naruszenia prawa lub z którą osoba ta jest powiązana.
5. Zgłoszenie wewnętrzne – przekazanie informacji o nieprawidłowości i naruszeniu prawa do Muzeum.
6. Zgłoszenie zewnętrzne – przekazanie informacji o nieprawidłowości i naruszeniu prawa do organów zewnętrznych albo podanie do wiadomości publicznej informacji na temat naruszeń.
7. Naruszenie – postępowanie lub działanie Muzeum niezgodne z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, standardami lub regulacjami wewnętrznymi Muzeum, w tym w szczególności poprzez nadużycia lub zaniedbania, których dopuściły się osoby działające w imieniu lub na rzecz Muzeum;
8. Postępowanie wyjaśniające – działanie podjęte przez powołany odrębnym zarządzeniem Zespół ds. zgłoszeń nieprawidłowości i naruszeń prawa, w tym przez przyjmowanie i weryfikację zgłoszeń, dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające.
9. Informacja zwrotna – przekazanie zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
10. Działania odwetowe – reakcje oraz działania podejmowane wobec Sygnalisty w związku ze złożonym przez niego zgłoszeniem, które mogą skutkować dla niego negatywnymi konsekwencjami, do których
    w szczególności należy zaliczyć działania o charakterze represyjnym, dyskryminację lub inne rodzaje niesprawiedliwego traktowania, jak np.: obniżenie wynagrodzenia, ograniczenie możliwości rozwoju zawodowego lub awansu, lub inne działania dyskryminacyjne lub mobbingowe.
11. Przyjmujący zgłoszenie – kierownik działu Administracji i Kadr Muzeum Historycznego w Lubinie odpowiedzialny za realizację Regulaminu.

§ 4. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Regulamin wewnętrzny stanowi sformalizowanie przyjętych zasad zgłaszania przez pracowników, osoby wykonujące czynności na rzecz Muzeum lub inne osoby oraz podmioty, rzeczywistych lub potencjalnych Naruszeń.
2. Przyjęte w Regulaminie zasady zgłaszania naruszeń mają na celu
   • zapewnienie Zgłaszającemu poufnego trybu dokonania zgłoszenia racjonalnie uzasadnionych podejrzeń, czy doszło lub mogło dojść do naruszeń lub nieprawidłowości, przy jednoczesnym zapewnieniu, że przekazywane przez nich sprawy będą traktowane i wyjaśniane z należytą powagą, bezstronnością, sprawiedliwie, obiektywnie i w pełnej poufności,
   • zapewnienia poufności oraz ochrony przed działaniami odwetowymi, podejmowanymi wobec Zgłaszającego działającego zgodnie z Regulaminem oraz obowiązującymi przepisami prawa.
3. Regulamin jest aktem wewnętrznym Muzeum Historycznego w Lubinie a jego postanowienia obowiązują wszystkich pracowników Muzeum oraz osoby i podmioty wykonujące czynności na rzecz Muzeum.

§ 5. ZGŁOSZENIA

1. Osoby, które posiadają wiedzę o informacji na temat naruszeń występujących przy wykonywaniu pracy lub przy realizacji zadań na rzecz Muzeum, w jego imieniu lub w jego interesie, powinny bezzwłocznie dokonać zgłoszenia wskazując na fakty, zdarzenia i okoliczności im wiadome. Osoby te powinny działać w dobrej wierze oraz w oparciu o racjonalne elementy faktyczne i podstawy prawne.
2. Każda osoba, podmiot współpracujący z Muzeum powinien wspierać Muzeum w jego działaniach, mających na celu zapewnienie zgodności z postanowieniami niniejszego Regulaminu.
3. Niedopełnienie obowiązku dokonania Zgłoszenia, o którym mowa powyżej może spowodować niekorzystne skutki dla osoby lub podmiotu współpracującego z Muzeum, który uchyla się od tego obowiązku.
4. Zgłoszenia oraz Postępowania Wyjaśniające mają charakter poufny oraz badane są z należytą starannością.
5. Wszystkie Zgłoszenia są rozpoznawane wyłącznie przez uprawnione do tego osoby na podstawie upoważnień wydawanych przez dyrektora Muzeum, z zastrzeżeniem konieczności przekazania Zgłoszenia na mocy odrębnych przepisów prawa.
6. Zgłoszenia nie będą podlegały rozpatrzeniu w przypadku stwierdzenia oczywistej bezzasadności zgłoszenia lub w przypadku stwierdzenia całkowitej niemożności weryfikacji okoliczności przytoczonych w treści Zgłoszenia.
7. Brak dostatecznych informacji niezbędnych do rzetelnego wyjaśnienia Nieprawidłowości może być równoznaczny z umorzeniem Postępowania Wyjaśniającego.
8. Osobie dokonującej Zgłoszenia w dobrej wierze, osobie w imieniu której dokonano Zgłoszenia oraz podmiotom, których Zgłoszenie dotyczy przysługuje ochrona, w tym również ochrona tożsamości. O ile Zgłoszenie dokonywane jest w dobrej wierze, to – nawet gdyby okazało się nieprawdziwe – nie może stanowić podstawy do wyciągnięcia odpowiedzialności lub konsekwencji wobec zgłaszającego.
   W szczególności, osoba dokonująca Zgłoszenia oraz osoba, w której imieniu dokonano Zgłoszenia ma prawo do nieujawniania danych pozwalających na jej identyfikację, jak również fakt dokonania Zgłoszenia nie może mieć jakiegokolwiek negatywnego wpływu na ich degradację, pominięcie przy awansie, obniżenie wynagrodzenia lub rozwiązanie umowy o pracę lub współpracę. Ochronie podlegają osoby które:
   • są przekonane o prawdziwości dokonanych Zgłoszeń,
   • nie działają złośliwie,
   • nie oczekują korzyści osobistych ani materialnych.
9. W przypadku ustalenia w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę lub ją zatajono, zgłaszający będący pracownikiem może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia. W przypadku zgłaszającego, świadczącego na rzecz podmiotu usługi lub dostarczającego towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami. Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej.

§ 6. DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ

1. Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane w postaci ustnej, papierowej lub elektronicznej. Załącznik nr 1 – formularz zgłoszenia.
2. Zgłoszenie ustne może być dokonane w postaci osobistego spotkania na wniosek zgłaszającego – podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w miejscu wskazanym przez Pracodawcę z przyjmującym zgłoszenie w wyznaczonym terminie, nie dłuższym niż 7 dni, liczonych od dnia złożenia wniosku.
3. Przyjmujący Zgłoszenie sporządza pisemną notatkę ze spotkania dotyczącą przedmiotu Zgłoszenia.
4. Zgłoszenie w postaci papierowej może być dokonane:
   • na adres do korespondencji: Muzeum Historyczne w Lubinie, ul. Rynek 28, 59-300 Lubin z dopiskiem: „Naruszenia”:
   • w postaci umieszczenia zgłoszenia w dedykowanej skrzynce znajdującej się w Sekretariacie, adres:
     ul. Rynek 28, 59-300 Lubin.
5. Zgłoszenie w postaci elektronicznej może być dokonane na adres poczty elektronicznej: sygnalista@muzeum.lubin.pl
6. W celu umożliwienia przeprowadzenia obiektywnego postępowania, zaleca się Zgłaszającemu wskazanie w Zgłoszeniu co najmniej:
   • daty i miejsca zdarzenia naruszającego prawo,
   • szczegółowego opisu sprawy będącej przedmiotem Zgłoszenia,
   • danych osób, które mogą lub mogłyby mieć związek ze sprawą, której dotyczy Zgłoszenie,
   • dane osobowe Zgłaszającego.
7. Zgłoszenie może mieć charakter:
   • Jawny, gdy Zgłaszający zgadza się na pełne ujawnienie tożsamości, zarówno osobom zaangażowanym
     w wyjaśnienie Zgłoszenia, jak i osobom postronnym;
   • Poufny, gdy dane Zgłaszającego podlegają ochronie przed dostępem osób nieupoważnionych, szczególnie przez utajnienie danych Zgłaszającego.
8. Potwierdzenie Zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia następuje w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.
9. Maksymalny termin na przekazanie Zgłaszającemu informacji zwrotnej to 3 miesiące od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.
10. Przyjmujący Zgłoszenie może zwrócić się do Zgłaszającego o przekazanie dodatkowych, uzupełniających Zgłoszenie informacji.
11. Powyższe kanały zgłoszeń dostępne są również dla Kontrahentów, Partnerów biznesowych oraz podmiotów wykonujących jakiekolwiek czynności w imieniu lub na rzecz Muzeum.

§ 7. OCHRONA ZGŁASZAJĄCEGO

1. Ustanawiając wewnętrzny Regulamin, Muzeum zapewnia bezstronność weryfikacji zgłoszeń oraz daje gwarancję poufności i ochronę osób zgłaszających, osobom pomagającym w dokonaniu zgłoszenia, jak również osobom powiązanym ze zgłaszającym.
2. Osoba dokonująca Zgłoszenie w dobrej wierze objęta zostaje ochroną przed przejawami nierównego traktowania, a w szczególności przed dyskryminacją czy represją nawet w przypadku, gdy w wyniku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego stwierdzono, że nieprawidłowość nie miała miejsca.
3. Nietolerowane są działania o charakterze represyjnym, dyskryminującym lub inne rodzaje niesprawiedliwego traktowania wobec:
   • osoby dokonującej Zgłoszenia,
   • osób biorących udział w postępowaniach wyjaśniających,
   • osoby, której dotyczy Zgłoszenie,
   • osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia.
4. Naruszenia powyższej zasady mogą być podstawą podjęcia działań dyscyplinarnych.
5. Pracownik, który spotkał się z jakimikolwiek działaniami odwetowymi, które są lub mogą być konsekwencją dokonania Zgłoszenia, powinien niezwłocznie poinformować o tym fakcie kierownika działu Administracji i Kadr.
6. Zgłaszającemu, który nie wyraził zgody na ujawnienie swojej tożsamości, zapewniona jest anonimowość
   w trakcie całego postępowania, z zastrzeżeniem sytuacji, w których ujawnienie tożsamości Zgłaszającego wymagane jest na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
7. Dane osobowe osób zgłaszających będą usuwane po upływie czasu niezbędnego do osiągnięcia celu przetwarzania tj. wyjaśnienia nieprawidłowości objętej zgłoszeniem. Niezwłocznie po osiągnięciu tego celu usuwa się dane osobowe zawarte w zgłoszeniu, pozostawiając w systemach inne informacje zawarte w zgłoszeniach naruszeń oraz informacje o podjętych działaniach następczych przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym te informacje opracowano, prowadzono lub sporządzono.

§ 8. POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE

1. Dyrektor Muzeum wyznacza członków Zespołu ds. zgłoszeń nieprawidłowości i naruszeń prawa do dokonywania wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych.
2. Dyrektor Muzeum udziela pisemnych upoważnień osobom przyjmującym zgłoszenia, jak również członkom Zespołu ds. zgłoszeń nieprawidłowości i naruszeń prawa.
3. Upoważnione osoby są obowiązane do zachowania tajemnicy.
4. W przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika, pracownik ten jest obowiązany do:
   • nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;
   • niezwłocznego przekazania zgłoszenia (wewnętrznego i/lub zewnętrznego) upoważnionemu pracownikowi Muzeum albo właściwemu organowi publicznemu, bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.
5. Przyjmowanie i weryfikacja zgłoszeń wewnętrznych, podejmowanie działań następczych oraz związane
   z tym przetwarzanie danych osobowych:
   • uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem wewnętrznym nieupoważnionym osobom;
   • zapewnia ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby, której dotyczy zgłoszenie.
6. Przyjmujący Zgłoszenie dokonuje rejestracji Zgłoszenia w rejestrze zgłoszeń.
7. Przyjmujący Zgłoszenie każdorazowo informuje dyrektora Muzeum o wszczęciu postępowania wyjaśniającego w związku z otrzymanym Zgłoszeniem, przekazując informację o przedmiocie Zgłoszenia
   z zachowaniem zasad poufności w zakresie danych osobowych Zgłaszającego.
8. W oparciu o uzyskane od przyjmującego zgłoszenie informacje Dyrektor Muzeum powołuje Zespół do spraw zgłoszeń nieprawidłowości i naruszeń prawa w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.
9. Celem prowadzonego postępowania wyjaśniającego jest ustalenie stanu faktycznego oraz wyjaśnienie wszelkich wątpliwości dotyczących sytuacji przedstawionych w Zgłoszeniu.
10. Po zakończeniu postępowania Zespół przeprowadzający postępowanie sporządza raport, który wraz
    z wnioskami i propozycją co do dalszego toku postępowania przekazuje dyrektorowi Muzeum.
11. W zależności od wyników przeprowadzonego postępowania, dyrektor Muzeum podejmuje decyzji o dalszych czynnościach, w tym o zawiadomieniu odpowiednich organów ścigania, gdy występują przesłanki naruszenia prawa.
12. W przypadkach, gdy zgłoszenia dotyczą dyrektora Muzeum lub gdy uzasadniają to okoliczności sprawy, decyzję, o której mowa w pkt. 11 powyżej, podejmuje Prezydent miasta Lubina.

§ 9. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Stosowanie się do postanowień Regulaminu niniejszym nie zwalnia ze stosowania przepisów prawa powszechnie obowiązującego.
2. Regulamin obowiązuje wszystkich pracowników Muzeum oraz osoby i podmioty wykonujące czynności na rzecz Muzeum.
3. Każdy Pracownik zapoznaje się z treścią wewnętrznego Regulaminu zgłoszeń i fakt ten potwierdza własnoręcznym podpisem pod stosownym oświadczeniem (załącznik nr 2).
4. Pracownicy powinni bezwzględnie stosować się do przyjętych zasad określonych w niniejszym Regulaminie.
5. Kierownik działu Administracji i Kadr zapewnia wsparcie w zakresie interpretacji przepisów Regulaminu.